Minder stress, meer resultaat met orde in de chaos

Hoe zit het met jou? Heb jij ook een to-do-lijst maken van hier tot Tokio?
Mis je overzicht en heb je hier (veel) stress van?
Met andere woorden: staat er veel meer op dan dat je in een week of in een maand af kunt handelen? En zijn daar alle nieuwe mailtjes en appjes en telefoontjes in meegenomen?
Daar word je niet echt vrolijk van lijkt mij.

Hoe kun je je werkzaamheden zó organiseren dat je toch met een voldaan gevoel je werkdag af kunt sluiten? Dat je toch een behoorlijk aantal zaken op je lijstje kunt afvinken?

Breng orde in de chaos

Ik heb een aantal tips voor je op een rijtje gezet:

Tip 1. Eat the frog

Wat staat er op je lijst waar je het meest tegenop ziet of waar heb je het minste zin in om te doen?
Pak dat als eerste aan en stel het niet uit. De kans is groot dat je er steeds meer tegenop ziet.
Terwijl het misschien allemaal wel meevalt als je het direct aan pakt. Bovendien geeft dat veel voldoening als je die ene klus af kunt vinken.

Tip 2. Behandeling van e-mail (en fysieke post)

Plan 2 vaste momenten om je mail af te handelen. Want iedere keer de mail openen en opnieuw een deel van dezelfde mailtjes lezen is niet erg effectief. Doe ook daadwerkelijk iets met iedere mail:

♦ Antwoord zo kort en bondig mogelijk wanneer dit verwacht wordt of noodzakelijk is.
♦ Bedenk óf je iemand in de CC wilt meenemen en zo ja, wíe. Zet niet klakkeloos iedereen in de CC als dat geen meerwaarde heeft voor degene. Weet ook dat wanneer je iemand in de CC zet, dat er dan geen actie van die persoon verwacht hoeft te worden.
♦ Wordt er aanvullende actie van jou verwacht? Zet dit op een takenlijst met zonodig een deadline en link naar de mail erbij. Er zijn hier meerdere mogelijkheden voor en ik neem ze graag met je door wanneer je hier meer over wilt weten.
♦ Geef in mail geen bevestiging terug zoals: ‘Oké’ of ‘Bedankt’ wanneer dit geen meerwaarde heeft voor de ontvanger. Dit geeft alleen maar vervuiling van de mailbox van de ontvanger. Als iemand wil weten of je iets hebt gezien of gelezen, kunnen ze de melding hiervoor inschakelen of ze kunnen je een WhatsApp sturen.
♦ Hoef je niets met een mail, verwijder deze dan direct en schrijf je eventueel uit als dit een (voor nu) niet gewenste nieuwsbrief is. Let wel op dat het geen spambericht is >> dan direct weggooien!
♦ Is het leesvoer en heeft dit geen haast? Maak hiervoor een apart mapje en zet je leesvoer hierin. Daarmee hou je je inbox overzichtelijk.
♦ Vergeet als laatste niet om de prullenbak regelmatig leeg te gooien.
♦ Nog eentje dan: zet de pop-up op je laptop uit en de notificaties in het scherm van je mobiel. Dat creëert rust en daardoor overzicht. Op je mobiel kun je altijd nog de zgn. badges ingesteld laten als je dit persé wenst.

Eigenlijk kan ik er nog veel meer over vertellen, maar dat doe ik een andere keer.

Tip 3. Planning

Maak voor jezelf een duidelijke planning met zoveel mogelijk vaste taken op vaste tijden. Ook daardoor krijg je overzicht, krijg je orde in de chaos. Het wordt dan een routine waardoor het makkelijker wordt om ze uit te voeren.
Noteer zaken die je moet doen, maar die geen routine zijn en plan deze tussendoor of zet blokken in je agenda voor dit soort taken.

Tip 4. Bioritme

Bij die planning kun je gebruik maken van je bioritme. Hoe ziet die van jou eruit? Ben jij een ochtend- of avondmens? Er zit verschil in wanneer jij wat het beste kunt doen.
Wel kun je rekening houden met denken in de ochtend en praten in de middag:

♦ tussen 9 en 10.30 kun je het beste een beroep doen op je kortetermijn geheugen
♦ van 10.30 tot 12 uur ben je alert en scherp, dus handig voor creatief en denkwerk
♦ om 14 uur hebben de meeste mensen een after-lunchdip en dus gebruik het begin van de middag voor routinewerk
♦ vanaf 15.30 ben je weer alert, dus pak dan weer die klus op waar je je hoofd bij moet hebben of wat een precisiewerkje is

Tip 5. Pauze

Vergeet vooral je pauzes niet. Ga in je lunchpauze bij je werkplek weg en als het even kan, schep een luchtje buiten. Een frisse wind door je hoofd, zodat je letterlijk na de lunch weer fris, fruitig en geconcentreerd aan de slag kunt.

Tip 6. 5 minuten minder stress

Doe 5 minuten per dag helemaal niets. Voel je lichaam, voel hoe het met je is. Dingen die je niet moet vergeten of wat je moet doen, heb je opgeschreven, dus mag je ook even loslaten. Even geen stress 😉
En herhaal het vaker per dag als je daar behoefte aan hebt.

BONUSTIP voor nog meer orde in de chaos en meer resultaat

Zorg voor een kleine to-do-list en zet hier alleen de taken op die écht op díe dag gedaan moeten worden en die niet kunnen wachten.
En begin dan bij tip 1! Want wat wil je nu liever: chaos of de boel lekker op orde?